home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hackers Underworld 2: Forbidden Knowledge / Hackers Underworld 2: Forbidden Knowledge.iso / LEGAL / HIGHTECH.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-12-19  |  14KB  |  274 lines
  1. November 1990
  2.                                                     
  3.                                                                   
  4.              A LOW COST APPROACH TO HIGH TECHNOLOGY                           
  5.  
  6.                                By
  7.  
  8.                            Mark Clark
  9.                            Lieutenant
  10.             South Portland, Maine, Police Department     
  11.                                                               
  12.                                                                   
  13.      How does a department move out of the time-honored carbon
  14. copy world into the computer age?  Obviously, this is not an
  15. easy question to answer, because the process itself can be a
  16. monumental undertaking.  Yet, it can be done, as many police
  17. departments across the country have proven.  This article
  18. details the steps taken by the South Portland, Maine, Police
  19. Department to enter into the world of computerization.
  20.  
  21.      When the chief of police in South Portland decided to 
  22. expedite the department's recordkeeping process with automation, 
  23. he stipulated certain conditions.  First, the task at hand was to 
  24. simplify department records without deleting any part.  Second, 
  25. only $25,000 could be used from the department's budget, and 
  26. third, the transition would be handled by an officer.  That was 
  27. my assignment--to acquire and maintain the new computer system.   
  28.  
  29.      My first step was to talk to the neighboring police 
  30. department in the Town of Scarborough, since its police 
  31. department was also interested in automating its record system.  
  32. Since they also had funds available, the officer assigned to 
  33. coordinate the Scarborough computerization effort and I arranged 
  34. to acquire jointly a computer system for both police departments. 
  35. This provided an immediate advantage because we could purchase a 
  36. computer system at a substantial discount since we were buying in 
  37. larger quantity.                                                  
  38.  
  39.      This joint venture later developed into a broad cooperative 
  40. effort between the City of South Portland, the Town of 
  41. Scarborough, and the Sanford Police Department.  It also created 
  42. a criminal justice information network that has grown into a 
  43. statewide standard.                                               
  44.  
  45. CHOOSING THE RIGHT HARDWARE AND SOFTWARE                          
  46.  
  47. Computer Hardware                                                 
  48.  
  49.      We concentrated first on hardware needs, primarily because 
  50. most computer downtime is caused by hardware problems, not by 
  51. software.  Ease of installation and low maintenance costs, as 
  52. well as readily accessible and long-term hardware support, were 
  53. our other major concerns.                                         
  54.  
  55.      Because we did not know what our needs were at first, we
  56. contacted all the major vendors by means of a reverse bid.
  57. These vendors then submitted non-binding hardware proposals of
  58. what they believed we needed.  These proposals allowed both
  59. departments to compare and justify speed (processing)
  60. requirements, RAM requirements, main memory storage, and
  61. provided an excellent springboard for us to write our actual
  62. bid.  This also made it easier to see how much money would be
  63. left to purchase software.
  64.  
  65.      After the vendors placed their bids, we met with
  66. representatives from each vendor to let them explain why their
  67. system was better and what they could do for each department.
  68. This was an eye-opening experience, because often what the
  69. vendor's literature boasted at bid time was not always exactly
  70. what the purchaser actually received.  It also allowed us to
  71. make educated, progressive decisions toward accurately assessing
  72. any longer term needs.
  73.  
  74.      After considering all the options, we decided to purchase a
  75. mini-mainframe.  This would allow for easier expansion with
  76. minimal cost.  Also, with a mini-mainframe, a computer terminal
  77. can be added for one-half the cost of purchasing a separate
  78. personal computer.
  79.  
  80. Computer Software                                                 
  81.  
  82.      The world of computer software is inundated with buzzers,
  83. bells, and flashing colors.  At this point, all the major
  84. software vendors put on excellent presentations of their
  85. packages.  Yet, even though these software packages were
  86. everything in the world a user could want, they were also
  87. accompanied by a price tag ranging from $8,000 to $20,000.
  88. Packaged systems contain a number of good features, but they
  89. also have features that are not wanted or needed.  For example,
  90. most criminal justice software packages come with a standard
  91. computer-aided dispatch system.  Yet, for our department, this
  92. feature was unnecessary, and therefore, not wanted.
  93.  
  94.      Since the vendors could not supply an applicable software 
  95. package within our price range, we decided to contact another 
  96. police department in Maine that had developed its own software 
  97. using the Relational Database Management approach.  This 
  98. software, written on the Informix SQL RDBMS system, covers topics 
  99. such as complaints, accidents, property/case control, and uniform 
  100. crime reporting.  It is also very flexible and allows systems 
  101. administrators to customize each program to meet the individual 
  102. needs of their departments.  But, the most important factor to 
  103. consider was that it was offered to us free of charge.  This 
  104. system provided everything we needed and also allowed us to 
  105. remain well within budget.  Now came the hardest part of the 
  106. whole process--the task of implementing the automated system.  
  107.  
  108. IMPLEMENTING THE SYSTEM                                           
  109.  
  110.      Without proper planning, implementing a computer system can 
  111. be very stressful.  It is usually simple to install the hardware 
  112. and to run the wiring, but this is far from the operational 
  113. stage.  With technical assistance from hardware and software 
  114. vendors, it is usually fairly painless.  But, because we did not 
  115. purchase a software package from a vendor, there was no followup 
  116. support.  Therefore, we had to deal with the following items 
  117. without benefit of software "experts":                          
  118.  
  119.      *  Software installation                                        
  120.  
  121.      *  System administration                                        
  122.  
  123.      *  Customization                                                
  124.  
  125.      *  Documentation and                                            
  126.  
  127.      *  Training                                               
  128.  
  129. Software Installation                                             
  130.  
  131.      Installing software is usually fairly simple.  The installer 
  132. simply has to follow the directions and load the system one disk 
  133. at a time.  In our case, the hardware vendor who set up the 
  134. equipment was very helpful at this point because the operating 
  135. system was part of their original bid.                            
  136.  
  137. System Administration                                             
  138.  
  139.      System administration is a major concern, because it is at 
  140. this point that the in-house systems administrator takes on the 
  141. day-to-day role of problem solver.  If the computer system does 
  142. not work, this person had better know how to solve the problem or 
  143. at least have a telephone number of someone who can.  However, it 
  144. does not take someone with a computer background to solve most 
  145. problems.  In this case, with three departments on the same 
  146. system, systems administrators could use each other as resources 
  147. or consultants.  This is important because in most police 
  148. departments, the officer who is the systems administrator, as I 
  149. am, usually has other duties to perform and may not have time to 
  150. become completely familiar with how the system operates.    
  151.  
  152. Customization                                                     
  153.  
  154.      Customization is the process of taking a generic computer 
  155. program and tailoring it to a department's exact needs.  This is 
  156. one advantage of the Informix SQL RDBMS system over a purchased 
  157. software package.  Because the programs were customized to 
  158. duplicate currently used forms